Bei PDF-Dateien (Portable Document Format) handelt es sich um ein allgemeines Austauschformat. Aus nahezu allen Anwendungsprogrammen (z. B.: Word, PowerPoint, InDesign, usw.) können PDFs generiert werden.

Das ausschlaggebende Merkmal von PDF ist seine Übertragbarkeit (portability).

Unabhängig vom Endgerät oder Betriebssystem bleibt das originale Layout, inklusive Schriftarten und Bildern, dasselbe. Dies gilt für sowohl für den Bildschirm oder das Display als auch ausgedruckt auf Papier.

Ein weiterer Vorteil ist, dass das Anwendungsprogramm nicht auf dem Computer/Smartphone/Tablet installiert sein muss. Mit den kostenlos verfügbaren PDF-Anzeigeprogrammen können alle PDF-Dateien geöffnet und betrachtet werden.

Die Übersetzer arbeiten heutzutage mit sogenannten Translation-Memory-Systemen (TMS). Der zu übersetzende Text wird aus dem Anwendungsprogramm in das Translation-Memory-System importiert und anschließend übersetzt. Nach der Übersetzung werden die zielsprachigen Texte wieder in das Format des Anwendungsprogrammes exportiert.

Beim Textex- und Import von PDF-Dateien (eingescannte oder generierte PDFs) werden die Layout- und Formatierungsinformationen nicht übernommen. Diese Informationen sind nur im Anwendungsprogramm enthalten. Die Texte werden teilweise unvollständig und fehlerhaft übermittelt. Daher ist es nicht möglich den Aufwand für Formatierungs- und Layout-Anpassungen, sowie die zu übersetzende Textmenge verbindlich zu ermitteln.

Häufig sind Texte in eingebetten Grafiken enthalten. Diese Grafiktexte werden nur als "Bild" und nicht in "Textform" dargestellt und sind daher nicht editierbar. Bei eingescannten PDFs liegt der gesamte Text ebenfalls nur als "Bild" vor. Dies hat zur Folge, dass die Sätze teilweise gar nicht oder nicht zusammenhängend übernommen und die Textsegmente beim Ex- und Import verstreut übertragen werden. Eine Anpassung der Formatierung und des Layouts ist ein sehr zeitintensives Unterfangen und teilweise gar nicht möglich. Daher ist es unerlässlich, immer Original-Dateien aus Anwendungsprogrammen wie Word oder InDesign zu bearbeiten.

Gerne beraten wir Sie auch persönlich zu diesem Thema.